راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

اگر در جایگاه مدیریت یک شرکت و سازمان هستید و نظم کارمندان برای شما از اهمیت بالایی برخوردار می باشد می توانید محل کار خود را به دستگاه های حضور و غیاب مجهز کنید.

دستگاه های حضور غیاب ساعت ورود و خروج کارمندان را ثبت می کنند و داده های ثبت شده را فورا به نرم افزار های حسابداری منتقل می کنند که بتوانید هنگام محاسبه حقوق کارمندان ساعت ورود و خروج آن ها را نیز بررسی نمایید. همچنین می توانید نرم افزارهای دستگاه حضور غیاب را بر روی کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت و یا گوشی موبایل شخصی خود نصب کنید تا بتوانید از راه دور هم ساعت ورود و خروج کارکنان را بررسی کنید.

اگر قصد دارید که نسبت به خرید یک دستگاه حضور و غیاب برای شرکت یا سازمان خود اقدام نمایید بهتر است که به نکات مختلفی مانند نوع تکنولوژی دستگاه، قابلیت ثبت ورود و خروج به صورت حضوری و غیر حضوری، پشتیبانی از برنامه های حسابداری، قابلیت پشتیبانی از نشان دادن اطلاعات بر روی چند سیستم و غیره توجه داشته باشید تا بتوانید کاربردی ترین دستگاه حضور و غیاب را خریداری نمایید.

برخی از برند های مطرح دستگاه های حضور و غیاب، دستگاه فراتکنو، فرا افزار، دستگاه های حضور و غیاب نانوتایم، نوین پرداز، بعد پنجم، زد کی تی، مهرکیا و دستگاه حضور و غیاب تایگر می باشند.

• انواع مختلف دستگاه حضور و غیاب
• دستگاه حضور و غیاب کارتی
• دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
• دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه و وب
• مزایا و معایب سیستم حضور و غیاب
• نکات مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب
• سوالات متداول در مورد دستگاه حضور و غیاب

انواع مختلف دستگاه حضور و غیاب

دستگاه های حضور غیاب با توجه به کاربردها و گستردگی عملکردشان به انواع مختلفی تقسیم می شوند. بنابراین جای تعجب وجود ندارد که پیش از خرید آن ها با سیستم هایی متنوع رو به رو نشوید. برخی از انواع سیستم های حضور و غیاب را در ادامه مقاله به طور دقیق ذکر خواهیم کرد.

دستگاه حضور و غیاب کارتی

زمانی که برای شرکت خود دستگاه حضور و غیاب کارتی (timecard) تهیه می کنید باید در نظر داشته باشید که همه کارمندان شما به کارتی مخصوص ورود و خروج احتیاج دارند. این کارت ها شباهت زیادی به کارت های اعتباری دارند و با استفاده از آن ها کارمندان ورود و خروج خود را ثبت می کنند. البته باید به این نکته توجه داشته باشید که امکان تقلب کردن در دستگاه حضور و غیاب کارت خوان وجود دارد و ممکن است کارکنان به جای یکدیگر کارت بکشند.

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک ورود و خروج کارمندان را از طریق اثر انگشت، تشخیص چهره، اسکن قرنیه چشم و سایر شناسه های بیولوژیکی منحصر به فرد هر شخصی تشخیص می دهد. بنابراین با ثبت ورودی یا خروجی هر فرد مطمئن خواهید شد که شخص مورد نظر کدام کارمند شما است و راه تقلب به طور کامل بسته خواهد شد.

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک نسبت به دستگاه های حضور و غیاب کارتی از قیمت بیشتری برخوردار هستند اما با این حال برای داشتن نظم بیشتر در شرکت، خرید دستگاه حضور و غیاب biometric انتخابی هوشمندانه تر خواهد بود.

دستگاه حضور و غیاب تحت شبکه و وب

دستگاه های حضور و غیاب تحت شبکه این قابلیت را دارند که از طریق نرم افزار هایی که ارائه می دهند، از طریق شبکه به آنها متصل شویم و نسبت به انجام تنظیمات دستگاه و یا آپلود اطلاعات پرسنل و همچنین دانلود اطلاعات ورود و خروج و مرخصی کارمندان اقدام کنیم.

دستگاه های حضور و غیاب با امکان تحت وب این قابلیت را دارند که از طریق مرورگرهای وب مانند گوگل کروم به دستگاه متصل بشوند و اطلاعات را فراخوانی کنند.

مزایا و معایب سیستم حضور و غیاب

طبعا استفاده از هر سیستمی در شرکت ها و سازمان ها می تواند مزایا و معایبی نیز داشته باشد که شما باید پیش از اقدام به تهیه آن ها آگاهی کامل داشته باشید. برخی از مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب را در ادامه ذکر خواهیم کرد.

یکی از مهمترین مزایا دستگاه های حضور و غیاب دیجیتالی این است که دیگر لازم نیست ورود و خروج افراد را به صورت دستی وارد کنید و همه چیز به صورت الکترونیکی و پیش فرض انجام می شود. بنابراین نیرویی که تا پیش از آن ورود و خروج کارمندان را ثبت میکرد می تواند مشغول کارهای دیگر شود و احتمال بروز خطاهای انسانی از بین می رود.

همچنین با انتقال داده ها به صورت مستقیم بر روی نرم افزار حسابداری امکان محاسبه حقوق کارمندان با سهولت بیشتر صورت می گیرد و حساب و کتاب پایان هر ماه زمان کمتری را از شما خواهد گرفت. البته که امکان خطا کردن در این سیستم هم مانند همه سیستم ها و نرم افزار هایی که روزانه با آن ها سر و کله میزنیم وجود دارد و باید با دقت بیشتری اطلاعات ثبت شده دستگاه های حضور و غیاب را بررسی نمایید.

از بزرگترین معایب سیستم های حضور و غیاب می توان به هزینه بیشتر آن ها نسبت به روش دستی اشاره نمود که البته پرداخت هزینه بیشتر برای ایجاد نظم بیشتر در شرکت یا سازمان شما انتخابی هوشمندانه خواهد بود. بنابراین به طور کلی می توان ادعا کرد که مزایای تهیه دستگاه حضور و غیاب از معایب آن بیشتر است و می تواند انتخابی کاربردی برای هر شرکت یا سازمانی باشد.

نکات مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب

از آن جایی که در بازار تعداد بسیار زیادی دستگاه حضور و غیاب وجود دارد تشخیص این که کدام یک از آن ها برای تجارت شما مناسب تر می باشد دشوار است، بنابراین به نکات قید شده در ادامه مطلب توجه داشته باشید.

• • سیستمی را تهیه کنید که امکان ثبت ساعت های کاری کارمندان را به روش های مختلف اینترنتی، کامپیوتری، از طریق پیامک، گوشی موبایل، ساعت های هوشمند و غیره ساپورت کند.
  • دستگاه حضور و غیاب بهتر است از نرم افزارهایی پشتیبانی کند که در گوشی موبایل نیز اجرایی می شوند و مدیریت مجموعه می تواند علاوه بر باز کردن سیستم حضور و غیاب بر روی کامپیوتر یا لپ تاپ شرکت، ورود و خروج کارمندان را از طریق گوشی موبایل شخصی اش چک کند.
  • به دنبال سیستم حضور و غیابی باشید که استفاده از آن آسان باشد و رابط کاربری آن کاربر پسند (user friendly) باشد. به طوری که یادگیری سیستم زمان زیادی از شما نگیرد و کارکنان به راحتی از آن استفاده کنند.
  • سیستم حضور و غیابی را تهیه کنید که برنامه های حسابداری و برنامه های منابع انسانی که از قبل بر روی سیستم های شما نصب شده است را ساپورت کند.
  • دستگاه حضور و غیابی را تهیه کنید که بتوانند از نظر تعداد، از همه پرسنل موجود و آینده شما پشتیبانی کند و اطلاعات ورود و خروج را تا مدت زمان مد نظر شما نگهداری کند.

پرسش های متداول در مورد دستگاه حضور و غیاب

1. دستگاه های حضور و غیاب به چند دسته تقسیم می شوند؟

   دستگاه های حضور و غیاب به طور کلی دارای دو نوع دستگاه حضور و غیاب بیومتریک و دستگاه حضور و غیاب کارتی هستند که هر کدام از آن ها از تکنولوژی های تحت شبکه و یا آفلاین پشتیبانی می کنند.

2. مزایا و معایب سیستم حضور غیاب چیست؟

   از بزرگترین مزایا سیستم حضور و غیاب می توان به ایجاد نظم بیشتر در شرکت ها و سازمان ها و قابلیت محاسبه حقوق ها بر اساس زمان ورود و خروج اشاره نمود. تنها ایراد دستگاه حضور غیاب داشتن هزینه بیشتر نسبت به سیستم حضور و غیاب دستی می باشد.

3. بهترین برندها برای خرید دستگاه حضور و غیاب چه هستند؟

   از بهترین تولید کنندگان دستگاه حضور و غیاب می توان به دستگاه های حضور و غیاب فراتکنو، فرا افزار، نانو تایم، نوین پرداز، بعد پنجم، دستگاه حضور و غیاب زد کی تی، مهرکیا، تایگر، علم و صنعت و دستگاه های حضور و غیاب وینا می باشد.

4. نکات مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب چیست؟

   برا ی خرید دستگاه حضور و غیاب باید به نوع دستگاه، تعداد کارمندان، قابلیت استفاده از سیستم در گوشی موبایل یا لپ تاپ شخصی، کاربر پسند بودن سیستم، پشتیبانی از برنامه حسابداری شرکت شما و قابلیت ذخیره سازی اطلاعات سیستم تا زمان مدنظر شما توجه داشته باشید.